Caso di studio sulla trasformazione digitale nel settore delle spedizioni

Il settore del commercio globale gestisce circa 4 trilioni di dollari di transazioni ogni anno, ma dipende ancora molto da metodi e sistemi vecchi. La nostra soluzione completa per la trasformazione digitale ha risolto le inefficienze tradizionali delle spedizioni merci grazie a una piattaforma unificata che combina servizi di prenotazione delle spedizioni con funzionalità di tracciamento in tempo reale e generazione automatica di documenti per la logistica della catena di approvvigionamento.

Le operazioni di spedizione merci sono sempre state fatte a mano e con un sacco di scartoffie, insieme a sistemi che non erano ben collegati. Questo ha portato a problemi di efficienza e poca visibilità in tutta la catena di approvvigionamento.

Il commercio globale gestisce circa 4 trilioni di dollari di transazioni ogni anno, ma dipende ancora molto da metodi e sistemi vecchi. Le pratiche tradizionali richiedono un po' di coordinamento tra le parti, tipo:

• •Spedizionieri
• •Vettori
• •Agenti doganali
• •Responsabili di magazzino

La documentazione deve includere polizze di carico, fatture commerciali, distinte di imballaggio, certificati di origine e dichiarazioni doganali, che spesso richiedono firme e processi manuali.

I sistemi legacy spesso funzionano in modo indipendente nelle entità; per esempio, i sistemi di prenotazione non sono collegati alle piattaforme di tracciamento e la gestione dei documenti si basa su comunicazioni e-mail e file condivisi, il che può causare lacune nel tracciamento delle spedizioni con conseguenti ritardi ed errori dovuti ai processi manuali.

Il settore sta subendo una pressione sempre maggiore per aggiornare le proprie operazioni, poiché i clienti richiedono servizi più trasparenti simili a quelli forniti da Amazon, dovendo al contempo gestire volumi commerciali in aumento e normative doganali in evoluzione.

Principali inefficienze individuate

Il settore delle spedizioni ha avuto problemi di inefficienza a causa delle procedure manuali e della frammentazione dei sistemi, che hanno creato sfide come:

• •Passaggi di elaborazione manuale: fare telefonate per prenotare spedizioni e scambiare e-mail, oltre a inserire manualmente i dati in diversi sistemi
• •Ritardi nella generazione dei preventivi: ci vogliono dalle 24 alle 48 ore perché bisogna cercare e calcolare manualmente le tariffe
• •Preparazione della documentazione: creare documenti usando modelli con inserimento manuale dei dati, che ha portato a più tempo di elaborazione e più errori
• •Visibilità limitata delle spedizioni: i clienti avevano problemi a ricevere aggiornamenti sullo stato delle spedizioni perché dovevano affidarsi alle notifiche via e-mail o alle telefonate
• •Gestione reattiva dei problemi: i problemi con le spedizioni venivano di solito individuati solo quando le consegne non arrivavano a destinazione come previsto

La preparazione manuale dei documenti ha portato a incongruenze nelle dichiarazioni doganali e nei documenti commerciali, con problemi di controllo delle versioni quando più membri del team modificavano contemporaneamente i documenti di spedizione.

L'implementazione di una piattaforma unificata combina i servizi di prenotazione delle spedizioni con funzionalità di tracciamento in tempo reale e generazione automatizzata dei documenti. Integra anche l'orchestrazione del flusso di lavoro per creare un sistema completo.

Risultati chiave raggiunti

• •Riduzione del 68% del tempo necessario per elaborare le prenotazioni
• •85% in meno di errori nella documentazione
• •Miglioramento della visibilità del 99,2% per le spedizioni grazie agli aggiornamenti in tempo reale sullo stato
• •Risparmio di 2,3 milioni di dollari ottenuto grazie all'implementazione dell'automazione dei processi e alla riduzione al minimo degli interventi manuali all'interno dei vari team operativi

Crescita dei ricavi ed espansione del mercato

L'implementazione della generazione automatica dei preventivi ha dato una bella spinta alla crescita dei ricavi, riducendo il tempo di risposta ai clienti da 48 ore a 15 minuti e aumentando del 34% il tasso di conversione dei preventivi in prenotazioni.

L'introduzione delle funzioni di prenotazione self-service ha dato ai clienti la possibilità di accedere al servizio 24 ore su 24, aprendo la strada a un mercato più ampio che va oltre i fusi orari. Inoltre, l'adozione di modelli di prezzo dinamici ha eliminato le incongruenze nei preventivi e ha reso più prevedibili i margini.

Riduzione dei costi operativi

La riduzione dei costi è stata ottenuta grazie all'automazione dei processi, che ha ridotto del 40% la necessità di lavoro manuale, soprattutto nei team addetti alle prenotazioni e alla documentazione. Con la diminuzione degli errori, si è ridotto il lavoro di rielaborazione e i ritardi alla dogana, e si è semplificato il lavoro per risolvere le controversie con i clienti.

La gestione dei fornitori è stata semplificata grazie all'integrazione delle piattaforme, che ha portato a una riduzione delle spese relative alle licenze tecnologiche e ai costi di manutenzione.

Miglioramento dell'esperienza del cliente

• •Riduzione dell'80% delle chiamate per richiedere informazioni sullo stato delle spedizioni grazie alla visibilità in tempo reale delle spedizioni
• •Gli avvisi automatici sulle eccezioni ti permettono di comunicare in modo proattivo con i clienti su ritardi o problemi
• •La consegna dei documenti in formato digitale ha migliorato la sicurezza e ridotto i costi di spedizione

Conformità e gestione dei rischi

L'automazione delle regole di convalida ha aiutato a ridurre gli errori nella documentazione doganale dell'85%, diminuendo i rischi di sanzioni e i ritardi nelle spedizioni. Le tracce di audit centralizzate hanno permesso di seguire in modo completo i processi di creazione e approvazione dei documenti.

Risultati ottenuti in termini di scalabilità

L'architettura della piattaforma ha gestito in modo efficiente un aumento del 300% del volume delle transazioni senza bisogno di assumere più personale. Questo è stato reso possibile anche dalle integrazioni API che hanno reso più facile aggiungere nuovi corrieri e partner logistici. Il supporto per più lingue e valute è stato fondamentale per espandersi con successo in nuovi mercati.

Struttura dei microservizi

La piattaforma di spedizione online ha deciso di usare una struttura a microservizi per risolvere il problema della disorganizzazione del sistema, mantenendo al contempo un'adattabilità efficiente. Concetti architettonici chiave coinvolti:

• •Approccio di integrazione API-first
• •Processi basati sugli eventi
• •Design modulare dei componenti
• •Competenza specifica nel settore del trasporto merci

Invece di sostituire i sistemi esistenti, la piattaforma ha fatto da punto di integrazione per i sistemi legacy e le fonti esterne, comprese le API dei carrier e le fonti di dati, riducendo i rischi di implementazione e migliorando i vantaggi del consolidamento dei dati.

Componenti principali del sistema

L'automazione del flusso di lavoro significa automatizzare i processi aziendali che puntano a compiti basati su regole attraverso lo sviluppo di contratti intelligenti come:

• •Creare citazioni
• •Conferma delle prenotazioni
• •Preparazione dei documenti
• •Invio di notifiche di stato

I motori di workflow personalizzabili ti permettono di adattare il sistema a diverse rotte commerciali e tipi di servizio senza dover cambiare il codice.

L'architettura di streaming degli eventi ha reso possibile tracciare velocemente le spedizioni mettendo insieme i dati dai feed EDI dei corrieri, dai sensori IoT e dagli aggiornamenti manuali per elaborare le informazioni quasi in tempo reale. Grazie alla normalizzazione dei dati, è stato possibile ottenere report di stato coerenti tra diversi sistemi di corrieri e formati di dati.

Le funzionalità self-service hanno permesso ai clienti di prenotare le spedizioni e seguirle direttamente senza bisogno dell'aiuto del personale per le attività di routine. Il layout ottimizzato per i dispositivi mobili ha reso più facile per i team di magazzino e trasporto accedere alle informazioni sul campo.

Livello di integrazione

L'hub centrale si collega con più di 50 sistemi di trasporto, piattaforme doganali e API bancarie usando un Enterprise Service Bus (ESB). Gestisce le connessioni e si occupa di varie cose, come le transazioni EDI e la creazione di documenti tramite code di messaggi per gli aggiornamenti di stato.

Quadro di sicurezza

Il framework di sicurezza ha usato OAuth 2.0 e token JWT per l'autenticazione degli utenti e il controllo dell'accesso alle API, mentre il controllo degli accessi basato sui ruoli (RBAC) ha fatto in modo che la separazione dei dati tra le entità client fosse mantenuta in modo efficace. Inoltre, è stata usata la crittografia end-to-end per proteggere le informazioni finanziarie sensibili sia durante il trasferimento che durante l'archiviazione sicura.

Lancio in tre fasi

L'implementazione è stata fatta in tre fasi per ridurre al minimo i problemi:

• 1.Fase 1: Servizi di prenotazione e tracciamento di base per le spedizioni
• 2.Fase 2: Funzioni avanzate e gestione dei documenti
• 3.Fase 3: Strumenti di analisi, app mobili e integrazioni estese dei partner

Migrazione e integrazione dei dati

Durante il processo di migrazione dei dati, abbiamo usato delle pipeline ETL per pulire e standardizzare in modo efficiente i record di spedizione dai sistemi legacy, assicurando la coerenza dei dati durante i periodi di operazioni parallele grazie a tecniche di sincronizzazione. Inoltre, l'integrazione API senza soluzione di continuità con i sistemi di contabilità e CRM ha mantenuto i flussi di lavoro aziendali già in atto.

Test e controllo qualità

Test completi coperti:

• •Test delle funzionalità API con particolare attenzione agli scenari di integrazione
• •Valutazione completa del flusso di lavoro aziendale
• •Prova di carico per i volumi di transazioni di picco
• •Test di sicurezza, inclusi test di penetrazione e valutazioni delle vulnerabilità

Formazione e gestione del cambiamento

Le iniziative di formazione specifiche per ruolo sono state pensate su misura per diversi ruoli utente, come agenti di prenotazione, rappresentanti del servizio clienti e responsabili delle operazioni. Le sessioni pratiche in ambienti sandbox hanno offerto un'esperienza concreta senza influire sui sistemi di dati live.

Database e prestazioni del sistema

Le tecniche di indicizzazione del database sono state ottimizzate per migliorare la velocità delle operazioni più frequenti, come le richieste di tariffe e il monitoraggio delle spedizioni, migliorando così le prestazioni delle query. L'implementazione della CDN ha contribuito a ridurre i tempi di caricamento per gli utenti, mentre i livelli di cache hanno ridotto in modo efficiente la necessità di ripetute richieste API ai sistemi dei corrieri.

Strategia di gestione dei rischi

La strategia di gestione dei rischi dell'azienda prevedeva:

• •Prepara dei piani di riserva per gestire le attività manuali durante i periodi di inattività del sistema
• •Concentrati sulla continuità operativa con obiettivi di ripristino entro quattro ore
• •Lancia le funzionalità un po' alla volta, così se qualcosa va storto puoi tornare indietro velocemente
• •Strategie di interruzione automatica per evitare guasti a catena durante i periodi di inattività del sistema di trasporto

Risultati quantitativi

La trasformazione della piattaforma ha portato a miglioramenti significativi in termini di efficacia, soddisfazione dei clienti e risultati finanziari. Le metriche sono state valutate su un periodo di 18 mesi prima e dopo l'implementazione:

Impatto operativo

Vantaggi dell'automazione: automatizzare le cose di routine ha liberato 320 ore alla settimana di lavoro del personale, che ora può dedicarsi a cose più importanti per i clienti e a progetti strategici. Il modo di gestire le eccezioni è cambiato da reattivo a proattivo; ora il 78% dei problemi viene individuato e risolto prima che possa dare fastidio ai clienti.

Risultati finanziari:

• •Risparmio diretto: 2,3 milioni di dollari all'anno grazie alla riduzione delle spese di manodopera e degli errori di elaborazione
• •Crescita dei ricavi: aumento del 28% grazie a una migliore acquisizione e fidelizzazione dei clienti

Soddisfazione del cliente

Il Net Promoter Score è salito da 23 a 67, perché i clienti hanno notato una comunicazione migliore, risposte più veloci e meno scartoffie come fattori chiave per la loro soddisfazione. Il tasso di fidelizzazione dei clienti è aumentato del 22% rispetto all'anno scorso.

Miglioramenti alla conformità

• •Riduzione del 91% delle sanzioni doganali grazie a una maggiore accuratezza nella documentazione
• •Implementazione di processi di convalida automatizzati
• •Il tempo di preparazione dell'audit è passato da 3 settimane a solo 2 giorni grazie alla documentazione centralizzata e alle funzioni di reporting automatizzate

Sfide di implementazione

L'integrazione dell'API Carrier si è rivelata più complicata del previsto a causa dei diversi formati di dati e dei problemi di affidabilità. Un approccio proattivo che includesse modelli di adattatori e interruttori automatici durante le fasi di progettazione avrebbe potuto ridurre i tempi di sviluppo e migliorare la solidità del sistema.

Gestione del cambiamento: all'inizio c'era un po' di resistenza da parte degli utenti, quindi abbiamo dovuto fare più formazione e cambiare un po' il flusso di lavoro. Coinvolgere il personale nelle decisioni e nei test dei prototipi ha aiutato a migliorare l'esperienza degli utenti.

Qualità dei dati: garantire la qualità dei dati fin dall'inizio si è rivelato fondamentale, poiché la pulizia dei dati legacy ha richiesto più tempo del previsto. L'enfasi sulla valutazione precoce dei dati nella pianificazione del progetto e l'applicazione delle regole di convalida durante la migrazione hanno impedito la diffusione dei problemi esistenti relativi ai dati.

Consigli tecnici

Progettazione della scalabilità: il layout originale del database doveva essere ottimizzato quando il numero di transazioni ha superato le aspettative. Incorporare metodi di scalabilità orizzontale e partizionamento dei dati in una fase iniziale avrebbe potuto evitare problemi di prestazioni durante i periodi di picco.

Relazioni con i fornitori: avere buoni rapporti con i fornitori è fondamentale per gestire i tempi di integrazione dei carrier. Mettere in piedi accordi di integrazione e accordi sul livello di servizio (SLA) fin dall'inizio rende il progetto più prevedibile.

Strategia di monitoraggio: all'inizio, il monitoraggio era più incentrato sulle prestazioni tecniche che sui KPI aziendali. L'introduzione del monitoraggio dei processi aziendali e degli avvisi automatici per le deviazioni dai processi ha migliorato la visibilità e ha permesso di risolvere più velocemente i problemi.

Architettura di sistema di base

Il sistema usa un design basato su cloud implementato su piattaforme scalabili per supportare attività diverse e requisiti di carico di lavoro variabili:

• •API Gateway: gestisce l'instradamento delle richieste, l'autenticazione e la limitazione della velocità
• •Livello database: dati transazionali salvati nel database principale, supportati da repliche di lettura per fare report
• •Ottimizzazione delle prestazioni: bilanciamento del carico e reti di distribuzione dei contenuti (CDN) usati per migliorare l'efficienza delle prestazioni
• •Servizio di notifica: manda avvisi via e-mail e SMS in base alle regole aziendali
• •Servizio di fatturazione: si occupa delle procedure di fatturazione, dell'elaborazione dei pagamenti e della registrazione dei ricavi

Questa trasformazione digitale completa mostra come le moderne piattaforme tecnologiche possano rivoluzionare le tradizionali operazioni di spedizione merci, offrendo miglioramenti significativi in termini di efficienza, riduzione dei costi e soddisfazione dei clienti, mantenendo al contempo gli standard di affidabilità e conformità essenziali per le operazioni commerciali globali.