Приклад цифрової трансформації в сфері експедирування вантажів

Глобальна торговельна галузь щорічно здійснює транзакції на суму близько 4 трильйонів доларів, проте вона все ще значною мірою покладається на застарілі методи та системи. Наше комплексне рішення для цифрової трансформації вирішило проблему неефективності традиційних експедиторських послуг завдяки уніфікованій платформі, яка поєднує послуги з бронювання вантажоперевезень із можливостями відстеження в режимі реального часу та автоматизованим формуванням документів для логістики ланцюга поставок.

Операції з перевезення вантажів традиційно залежали від ручних методів і паперової документації, а також від систем, які були недостатньо пов'язані між собою. Це призводило до неефективності та відсутності прозорості у всьому ланцюжку поставок.

Глобальна торговельна галузь щороку здійснює транзакції на суму близько 4 трильйонів доларів, проте вона все ще значною мірою покладається на застарілі методи та системи. Традиційні практики вимагають координації між такими сторонами, як:

• •Вантажовідправники
• •Перевізники
• •Митні агенти
• •Менеджери складів

Документація включає коносаменти, комерційні рахунки-фактури, пакувальні листи, сертифікати походження та митні декларації, які часто вимагають підписів та ручних процесів обробки.

Застарілі системи часто працюють незалежно в окремих підрозділах; наприклад, системи бронювання не пов'язані з платформами відстеження, а управління документами базується на електронній пошті та спільних файлах, що може спричинити прогалини у відстеженні відправлень, а отже, затримки та помилки через ручні процеси.

Галузь відчуває все більший тиск з метою оновлення своєї діяльності, оскільки клієнти прагнуть отримати більш прозорі послуги, подібні до тих, що надає Amazon, а також мають справу зі зростанням обсягів торгівлі та змінами митних правил.

Виявлені основні недоліки

Галузь вантажних перевезень зіткнулася з проблемами неефективності через ручні процедури та фрагментацію систем, що спричинило такі виклики:

• •Етапи ручної обробки: дзвінки для бронювання відправлення та обмін електронними листами, а також ручне введення даних у різні системи
• •Затримки у формуванні котирувань: займає від 24 до 48 годин через необхідність ручного пошуку та розрахунку ставок
• •Підготовка документації: Створення документів на основі шаблонів з ручним введенням даних, що призводило до збільшення часу обробки та помилок
• •Обмежена видимість відправлень: клієнти стикалися з проблемами при отриманні оновлень про статус відправлень, оскільки вони були змушені покладатися на повідомлення електронною поштою або телефонні дзвінки
• •Реактивне управління проблемами: Проблеми з відправленнями зазвичай виявлялися лише тоді, коли доставка не досягала місця призначення у встановлений термін.

Ручне оформлення документів призводило до невідповідностей у митних деклараціях та комерційних документах, а також до проблем з контролем версій, що виникали, коли кілька членів команди одночасно вносили зміни до транспортних документів.

Впровадження уніфікованої платформи поєднує послуги з бронювання відправлень з можливостями відстеження в режимі реального часу та автоматизованим створенням документів. Вона також інтегрує координацію робочих процесів для створення комплексної системи.

Основні досягнуті результати

• •68% скорочення часу, необхідного для обробки бронювань
• •Зниження на 85% кількості помилок, пов'язаних з документацією
• •99,2% поліпшення видимості відправлень завдяки оновленням статусу в режимі реального часу
• •Економія коштів у розмірі 2,3 млн доларів, досягнута завдяки впровадженню автоматизації процесів та мінімізації ручних втручань у роботі різних операційних команд

Зростання доходів та розширення ринку

Впровадження автоматизованого формування пропозицій значно прискорило зростання доходів, скоротивши час відповіді клієнтам з 48 годин до 15 хвилин, що призвело до 34% зростання конверсії пропозицій у замовлення.

Впровадження функцій самообслуговування при бронюванні забезпечило клієнтам цілодобовий доступ, проклавши шлях до розширення ринку в різних часових поясах. Крім того, впровадження динамічних моделей ціноутворення дозволило успішно усунути невідповідності в цінових пропозиціях і підвищити передбачуваність маржі.

Зниження операційних витрат

Зниження витрат було досягнуто завдяки автоматизації процесів, що зменшило потребу в ручній праці на 40%, особливо в командах, що займаються бронюванням та документацією. Зі зменшенням кількості помилок зменшилася кількість переробок та затримок на митниці, а також було оптимізовано роботу з вирішення спорів з клієнтами.

Управління постачальниками було спрощено завдяки інтеграції платформ, що призвело до зменшення витрат, пов'язаних з ліцензуванням технологій та технічним обслуговуванням.

Покращений досвід клієнтів

• •Зменшення на 80% кількості дзвінків із запитом про статус завдяки забезпеченню можливості відстеження відправлення в режимі реального часу
• •Автоматичні сповіщення про винятки дозволяють проактивно повідомляти клієнтів про затримки або проблеми
• •Цифрова доставка документів підвищила безпеку та зменшила витрати на кур'єрські послуги

Дотримання вимог та управління ризиками

Автоматизація правил перевірки допомогла зменшити кількість помилок у митних документах на 85%, що призвело до зниження ризиків штрафних санкцій та зменшення затримок у доставці вантажів. Централізовані аудиторські сліді дозволили здійснювати комплексне відстеження процесів створення та затвердження документів.

Досягнення в області масштабованості

Архітектура платформи ефективно впоралася з 300% зростанням обсягу транзакцій без необхідності пропорційного збільшення штату співробітників. Це було доповнено інтеграцією API, що полегшило включення нових перевізників та логістичних партнерів. Підтримка декількох мов та валют відіграла вирішальну роль у успішній експансії на нові географічні ринки.

Структура мікросервісів

Онлайн-платформа доставки вирішила використовувати структуру мікросервісів, щоб вирішити проблему дезорганізації системи, одночасно ефективно зберігаючи адаптивність. Основні архітектурні концепції:

• •Підхід до інтеграції, орієнтований на API
• •Процеси, керовані подіями
• •Модульний дизайн компонентів
• •Експертні знання в галузі вантажоперевезень, специфічні для бізнесу

Замість того, щоб замінювати існуючі системи, платформа слугувала точкою інтеграції для застарілих систем і зовнішніх джерел, включаючи API операторів зв'язку та джерела даних, що зменшило ризики впровадження та підвищило переваги консолідації даних.

Основні компоненти системи

Автоматизація робочих процесів передбачає автоматизацію бізнес-процесів, що спрямовані на виконання завдань на основі правил, за допомогою розробки смарт-контрактів, таких як:

• •Створення цитат
• •Підтвердження бронювання
• •Підготовка документів
• •Надсилання повідомлень про стан

Настроювані механізми робочого процесу дозволяють адаптувати їх до різних торгових маршрутів і типів послуг без необхідності внесення змін у код.

Архітектура потокової передачі подій забезпечила швидке відстеження відправлень завдяки об'єднанню даних з EDI-каналів перевізників, датчиків IoT та ручних оновлень для обробки інформації майже в режимі реального часу. Завдяки нормалізації даних було досягнуто узгодженого звітування про стан у різних системах перевізників та форматах даних.

Функції самообслуговування дозволили клієнтам бронювати відправлення та відстежувати їх безпосередньо, без допомоги персоналу у виконанні рутинних завдань. Мобільний макет спростив доступ до інформації для команд складу та транспортування.

Інтеграційний рівень

Центральний хаб інтегрується з понад 50 системами операторів, а також митними платформами та банківськими API за допомогою Enterprise Service Bus (ESB). Він управляє з'єднаннями та обробляє різні завдання, такі як EDI-транзакції та генерація документів, через черги повідомлень для оновлення статусу.

Система безпеки

Система безпеки використовувала OAuth 2.0 і JWT-токен для аутентифікації користувачів і контролю доступу до API, а контроль доступу на основі ролей (RBAC) забезпечував ефективне розділення даних між клієнтськими об'єктами. Крім того, для захисту конфіденційної фінансової інформації під час передачі та зберігання використовувалося наскрізне шифрування.

Трифазне впровадження

Впровадження здійснювалося у три етапи, щоб ефективно зменшити перебої в роботі:

• 1.Етап 1: Основні послуги з бронювання та відстеження вантажів
• 2.Етап 2: Розширені функції та можливості управління документами
• 3.Етап 3: Аналітичні інструменти, мобільні додатки та розширені інтеграції партнерів

Міграція та інтеграція даних

Під час процесу міграції даних використовувалися ETL-конвеєри для ефективного очищення та стандартизації записів про відправлення з застарілих систем, що забезпечувало узгодженість даних під час паралельних операцій завдяки впровадженню методів синхронізації. Крім того, безперебійна інтеграція API з системами бухгалтерського обліку та CRM дозволила зберегти встановлені бізнес-процеси.

Тестування та забезпечення якості

Комплексне тестування охоплює:

• •Тестування функціональності API з акцентом на сценарії інтеграції
• •Комплексна оцінка бізнес-процесів
• •Навантажувальне тестування для пікових обсягів транзакцій
• •Тестування безпеки, включаючи тестування на проникнення та оцінку вразливості

Навчання та управління змінами

Ініціативи з навчання, орієнтовані на конкретні ролі, були адаптовані для різних ролей користувачів, таких як агенти з бронювання, представники служби підтримки клієнтів та операційні менеджери. Практичні заняття в ізольованому середовищі дали можливість отримати практичний досвід без впливу на системи з реальними даними.

Продуктивність бази даних та системи

Техніки індексації бази даних були вдосконалені для підвищення швидкості часто використовуваних операцій, таких як запити про тарифи та відстеження відправлень, що призвело до поліпшення продуктивності запитів. Впровадження CDN допомогло скоротити час завантаження для користувачів, а кешування рівнів ефективно зменшило необхідність повторних запитів API до систем перевізників.

Стратегія управління ризиками

Стратегія управління ризиками компанії передбачала:

• •Створіть резервні плани для виконання ручних завдань під час простою системи
• •Безперебійність бізнесу зосередьтеся на чотиригодинних цілях відновлення роботи
• •Поступове впровадження функцій, щоб у разі виникнення проблем можна було швидко повернути все назад
• •Стратегії запобігання каскадним збоям під час простою системи оператора зв'язку

Кількісні результати

Трансформація платформи принесла значне підвищення ефективності, задоволеності клієнтів та фінансових результатів. Показники оцінювалися протягом 18 місяців до та після впровадження:

Вплив на роботу

Переваги автоматизації: Автоматизація рутинних завдань звільнила 320 годин на тиждень робочого часу персоналу, який тепер може бути перерозподілений на роботу з клієнтами та стратегічні завдання. Відбувся перехід від реактивного до проактивного підходу до обробки винятків; зараз 78% проблем виявляються та вирішуються до того, як вони вплинуть на клієнтів.

Фінансові результати:

• •Пряма економія коштів: 2,3 мільйона доларів на рік за рахунок скорочення витрат на оплату праці та зменшення кількості помилок при обробці даних
• •Зростання доходу: 28% завдяки покращенню залучення та утримання клієнтів

Задоволеність клієнтів

Індекс лояльності клієнтів зріс з 23 до 67, оскільки клієнти відзначили поліпшення комунікації, швидші відповіді та зменшення бюрократичних перешкод як ключові фактори їхнього рівня задоволеності. Рівень утримання клієнтів зріс на 22% порівняно з попереднім роком.

Покращення відповідності вимогам

• •Зниження на 91% митних штрафів завдяки підвищенню точності документації
• •Впровадження автоматизованих процесів перевірки
• •Час підготовки аудиту скоротився з 3 тижнів до всього 2 днів завдяки централізованій документації та функціям автоматизованої звітності

Проблеми впровадження

Інтеграція Carrier API виявилася складнішою, ніж очікувалося, через різні формати даних та проблеми з надійністю. Проактивний підхід до включення адаптерних шаблонів та автоматичних вимикачів на етапі проектування міг би скоротити терміни розробки та підвищити надійність системи.

Управління змінами: Спочатку користувачі чинили опір, що призвело до збільшення обсягу навчальних заходів та модифікацій у дизайні робочого процесу. Залучення персоналу до процесів прийняття рішень та тестування прототипів сприяло покращенню результатів користувацького досвіду.

Якість даних: Забезпечення якості даних з самого початку виявилося надзвичайно важливим, оскільки очищення старих даних вимагало більше часу, ніж очікувалося. Наголос на ранній оцінці даних під час планування проекту та дотримання правил перевірки під час міграції запобігли поширенню існуючих проблем з даними.

Технічні рекомендації

Масштабованість дизайну: Оригінальна структура бази даних потребувала оптимізації, коли кількість транзакцій перевищила очікування. Впровадження методів горизонтального масштабування та розділення даних на ранній стадії могло б запобігти проблемам з продуктивністю в години пікового навантаження.

Відносини з постачальниками: Встановлення міцних партнерських відносин з постачальниками має вирішальне значення для управління термінами інтеграції операторів. Укладення угод про інтеграцію та угод про рівень обслуговування (SLA) з самого початку підвищує передбачуваність проекту.

Стратегія моніторингу: Спочатку моніторинг був зосереджений на технічних показниках, а не на бізнес-KPI. Впровадження моніторингу бізнес-процесів та автоматизованих сповіщень про відхилення від процесу покращило видимість та дозволило швидше вирішувати проблеми.

Основна архітектура системи

Система використовує хмарну архітектуру, реалізовану на масштабованих платформах, для підтримки різних видів діяльності та мінливих вимог до робочого навантаження:

• •API Gateway: обробляє маршрутизацію запитів, аутентифікацію та обмеження швидкості
• •Рівень бази даних: транзакційні дані, що зберігаються в основній базі даних, підтримуються читабельними репліками для цілей звітності
• •Оптимізація продуктивності: для підвищення ефективності продуктивності використовуються мережі балансування навантаження та доставки контенту (CDN)
• •Служба сповіщень: надсилає сповіщення електронною поштою та текстовими повідомленнями відповідно до бізнес-правил
• •Білінгова служба: управляє процедурами виставлення рахунків, а також обробкою платежів і визнанням доходів

Ця всеосяжна цифрова трансформація демонструє, як сучасні технологічні платформи можуть революціонізувати традиційні операції з перевезення вантажів, забезпечуючи суттєве підвищення ефективності, зниження витрат та задоволення потреб клієнтів, зберігаючи при цьому надійність та стандарти відповідності, необхідні для глобальних торговельних операцій.