Estudio de caso sobre la transformación digital del transporte de mercancías

El sector del comercio mundial supervisa alrededor de 4 billones de dólares en transacciones cada año; sin embargo, sigue dependiendo en gran medida de métodos y sistemas obsoletos. Nuestra solución integral de transformación digital abordó las ineficiencias tradicionales del transporte de mercancías mediante una plataforma unificada que combina servicios de reserva de envíos con capacidades de seguimiento en tiempo real y generación automatizada de documentos para la logística de la cadena de suministro.

Las operaciones de transporte de mercancías han dependido tradicionalmente de métodos manuales y papeleo, junto con sistemas que no estaban bien conectados. Esto provocaba ineficiencias y una falta de visibilidad en toda la cadena de suministro. El sector del comercio mundial supervisa alrededor de 4 billones de dólares en transacciones cada año; sin embargo, sigue dependiendo en gran medida de métodos y sistemas obsoletos. Las prácticas tradicionales requieren la coordinación entre partes como:

• Transportistas

• Transportistas
• Agentes de aduanas
• Gestores de almacenes La documentación necesaria incluye conocimientos de embarque, facturas comerciales, listas de embalaje, certificados de origen y declaraciones de aduana, que a menudo requieren firmas y procesos de gestión manual.

Los sistemas heredados suelen funcionar de forma independiente en las entidades; por ejemplo, los sistemas de reserva no están vinculados a las plataformas de seguimiento y la gestión de los documentos se basa en comunicaciones por correo electrónico y archivos compartidos, lo que puede provocar lagunas en el seguimiento de los envíos y dar lugar a retrasos y errores debido a los procesos manuales. El sector se ve sometido a una presión cada vez mayor para actualizar sus operaciones, ya que los clientes buscan servicios más transparentes, similares a los que ofrece Amazon, al tiempo que se enfrentan al aumento del volumen comercial y a los cambios en las normativas aduaneras.

Principales ineficiencias identificadas El sector del transporte de mercancías se enfrentaba a problemas de ineficiencia debido a los procedimientos manuales y a la fragmentación de los sistemas, lo que planteaba retos como los siguientes:

• Pasos de procesamiento manual: realizar llamadas para reservar envíos e intercambiar correos electrónicos, además de introducir datos manualmente en diferentes sistemas

• Retrasos en la generación de presupuestos: se tardaba entre 24 y 48 horas debido a la necesidad de buscar y calcular las tarifas manualmente.
• Preparación de la documentación: creación de documentos basados en plantillas con introducción manual de datos, lo que provocaba un aumento del tiempo de procesamiento y de los errores.
• Visibilidad limitada del envío: los clientes tenían dificultades para recibir actualizaciones sobre el estado de los envíos, ya que tenían que depender de notificaciones por correo electrónico o llamadas telefónicas.
• Gestión reactiva de problemas: los problemas con los envíos solo se identificaban cuando las entregas no llegaban a su destino según lo previsto. La preparación manual de los documentos provocaba inconsistencias en las declaraciones de aduana y en la documentación comercial, con problemas de control de versiones cuando varios miembros del equipo modificaban los documentos de envío al mismo tiempo.

La implementación de una plataforma unificada combina los servicios de reserva de envíos con capacidades de seguimiento en tiempo real y generación automatizada de documentos. También integra la coordinación del flujo de trabajo para crear un sistema integral.

Resultados clave alcanzados

• Reducción del 68 % en el tiempo necesario para procesar las reservas

• Reducción del 85 % en los errores relacionados con la documentación.
• Mejora del 99,2 % en la visibilidad de los envíos gracias a las actualizaciones de estado en tiempo real.
• Ahorro de 2,3 millones de dólares gracias a la implementación de la automatización de procesos y la minimización de las intervenciones manuales en varios equipos operativos.

Crecimiento de los ingresos y expansión del mercado

La implementación de la generación automatizada de presupuestos ha mejorado significativamente la aceleración del crecimiento de los ingresos al reducir el tiempo de respuesta al cliente de 48 horas a 15 minutos, lo que ha dado lugar a un aumento del 34 % en las tasas de conversión de presupuestos en reservas. La introducción de funciones de reserva autoservicio ha proporcionado a los clientes accesibilidad las 24 horas del día, allanando el camino para ampliar el alcance del mercado en todas las zonas horarias. Además, la adopción de modelos de precios dinámicos ha eliminado con éxito las inconsistencias en los presupuestos y ha reforzado la previsibilidad de los márgenes.

Reducción de los costes operativos La reducción de los costes se logró mediante la automatización de procesos, que redujo la necesidad de mano de obra manual en un 40 %, especialmente en los equipos de reservas y documentación. La disminución de los errores supuso una reducción de las repeticiones de trabajo y los retrasos en las aduanas, y también agilizó los esfuerzos para resolver las disputas con los clientes.

La gestión de proveedores se simplificó mediante la integración de plataformas, lo que condujo a una disminución de los gastos relacionados con las licencias tecnológicas y los costes de mantenimiento.

Mejora de la experiencia del cliente

• Reducción del 80 % de las llamadas para consultar el estado de los envíos gracias a la visibilidad en tiempo real de los mismos

• Las alertas automáticas de excepciones permiten una comunicación proactiva con los clientes sobre retrasos o problemas.
• La entrega digital de documentos mejoró la seguridad y redujo los costes de mensajería.

Cumplimiento normativo y gestión de riesgos La automatización de las reglas de validación ayudó a reducir los errores en la documentación aduanera en un 85 %, lo que disminuyó el riesgo de sanciones y los retrasos en los envíos. Las pistas de auditoría centralizadas permitieron un seguimiento exhaustivo de los procesos de creación y aprobación de documentos.

Logros en materia de escalabilidad La arquitectura de la plataforma gestionó de manera eficiente un aumento del 300 % en el volumen de transacciones sin necesidad de aumentar proporcionalmente la plantilla. Esto se complementó con integraciones API que facilitaron la inclusión de nuevos transportistas y socios logísticos. La compatibilidad con múltiples idiomas y divisas desempeñó un papel crucial en la exitosa expansión a nuevos mercados geográficos.

Estructura de microservicios La plataforma de envíos en línea optó por utilizar una estructura de microservicios para abordar la desorganización del sistema y mantener al mismo tiempo la adaptabilidad de manera eficiente. Conceptos arquitectónicos clave involucrados:

• Enfoque de integración API-first
• Procesos impulsados por eventos
• Diseño de componentes modulares
• Experiencia en transporte de mercancías específica para el negocio

En lugar de sustituir los sistemas existentes, la plataforma sirvió como punto de integración para los sistemas heredados y las fuentes externas, incluidas las API de los transportistas y las fuentes de datos, lo que redujo los riesgos de implementación y mejoró las ventajas de la consolidación de datos.

Componentes del sistema central La automatización del flujo de trabajo implica la automatización de los procesos empresariales que se centran en tareas basadas en reglas mediante el desarrollo de contratos inteligentes, tales como:

• Generación de presupuestos

• Confirmación de reservas
• Preparación de documentos
• Envío de notificaciones de estado Los motores de flujo de trabajo personalizables permiten adaptarse a diferentes rutas comerciales y tipos de servicio sin necesidad de modificar el código. La arquitectura de transmisión de eventos permitió un rápido seguimiento de los envíos al combinar los datos de las fuentes EDI de los transportistas, los sensores IoT y las actualizaciones manuales para el procesamiento de la información casi en tiempo real. Se logró un informe de estado coherente en los diferentes sistemas de transportistas y formatos de datos mediante la normalización de datos. Las capacidades de autoservicio permitieron a los clientes reservar envíos y rastrearlos directamente sin necesidad de ayuda del personal para las tareas rutinarias. El diseño adaptado a dispositivos móviles facilitó a los equipos de almacén y transporte el acceso a la información sobre el terreno.

Capa de integración El centro neurálgico se integra con más de 50 sistemas de transportistas, junto con plataformas aduaneras y API bancarias mediante un Enterprise Service Bus (ESB). Gestiona las conexiones y se encarga del procesamiento de diversas tareas, como las transacciones EDI y la generación de documentos a través de colas de mensajes para las actualizaciones de estado.

Marco de seguridad El marco de seguridad utilizaba OAuth 2.0 y tokens JWT para la autenticación de usuarios y el control de acceso a la API, mientras que el control de acceso basado en roles (RBAC) garantizaba que se mantuviera de forma eficaz la separación de datos entre las entidades clientes. Además, se empleaba el cifrado de extremo a extremo para proteger la información financiera confidencial tanto durante el tránsito como cuando se almacenaba de forma segura.

Implementación en tres fases La implementación se llevó a cabo en tres fases para reducir las interrupciones de forma eficaz:

• 1.Fase 1: Servicios básicos de reserva y seguimiento de envíos.
• 2.Fase 2: Funcionalidades avanzadas y características de gestión de documentos.
• 3.Fase 3: Herramientas de análisis, aplicaciones móviles e integraciones ampliadas con socios

Migración e integración de datos Durante el proceso de migración de datos, se utilizaron canalizaciones ETL para limpiar y estandarizar de manera eficiente los registros de envíos de los sistemas heredados, lo que garantizó la coherencia de los datos durante los periodos de operaciones paralelas mediante la implementación de técnicas de sincronización. Además, la integración perfecta de la API con los sistemas de contabilidad y CRM mantuvo los flujos de trabajo empresariales establecidos.

Pruebas y control de calidad Las pruebas exhaustivas abarcaron:

• Pruebas de funcionalidad de la API centradas en escenarios de integración
• Evaluación integral del flujo de trabajo empresarial
• Pruebas de carga para volúmenes máximos de transacciones
• Pruebas de seguridad, incluidas pruebas de penetración y evaluaciones de vulnerabilidad

Formación y gestión del cambio Se diseñaron iniciativas de formación específicas para diferentes roles de usuario, como agentes de reservas, representantes de atención al cliente y directores de operaciones. Las sesiones prácticas en entornos sandbox ofrecieron experiencia práctica sin afectar a los sistemas de datos en vivo.

Rendimiento de la base de datos y del sistema Se ajustaron las técnicas de indexación de la base de datos para mejorar la velocidad de las operaciones de uso frecuente, como las consultas de tarifas y el seguimiento de envíos, lo que condujo a un mejor rendimiento de las consultas. La implementación de CDN ayudó a reducir los tiempos de carga para los usuarios, mientras que las capas de almacenamiento en caché redujeron de manera eficiente la necesidad de solicitudes API repetidas a los sistemas de los transportistas.

Estrategia de gestión de riesgos La estrategia de gestión de riesgos de la empresa incluía:

• Planes de respaldo para manejar las tareas manuales durante el tiempo de inactividad del sistema.
• Continuidad del negocio centrada en objetivos de tiempo de recuperación de cuatro horas.
• Implementación gradual de funciones para permitir una rápida reversión si surgían problemas.
• Estrategias de corte de circuito para evitar fallos en cadena durante el tiempo de inactividad del sistema del transportista

Resultados cuantitativos La transformación de la plataforma supuso mejoras significativas en la eficacia, la satisfacción de los clientes y los resultados financieros. Las métricas se evaluaron durante 18 meses antes y después de la implementación:

Impacto operativo Ventajas de la automatización: la automatización de las tareas rutinarias liberó 320 horas semanales de capacidad del personal, que se reasignaron a tareas estratégicas y de atención al cliente. Se ha producido un cambio en la gestión de excepciones, que ha pasado de ser reactiva a proactiva; ahora, el 78 % de los problemas se identifican y resuelven antes de que afecten a los clientes. Resultados financieros:

• Ahorro directo en costes: 2,3 millones de dólares al año gracias a la reducción de los gastos de mano de obra y a la disminución de los errores de procesamiento.
• Crecimiento de los ingresos: aumento del 28 % debido a la mejora en la captación y retención de clientes

Satisfacción del cliente: el Net Promoter Score aumentó de 23 a 67, ya que los clientes señalaron la mejora en la comunicación, la rapidez en las respuestas y la reducción de los trámites burocráticos como factores clave en sus niveles de satisfacción. Las tasas de retención de clientes mostraron un aumento del 22 % en comparación con el año anterior.

Mejoras en el cumplimiento normativo

• Reducción del 91 % en las sanciones aduaneras gracias a la mejora de la precisión en la documentación
• Implementación de procesos de validación automatizados
• Reducción del tiempo de preparación de auditorías de 3 semanas a solo 2 días gracias a la documentación centralizada y a las funciones de generación automática de informes

Retos de implementación La integración de la API del operador resultó ser más compleja de lo esperado debido a los diferentes formatos de datos y a las preocupaciones sobre la fiabilidad. Un enfoque proactivo que incorporara patrones de adaptador y disyuntores durante las fases de diseño podría haber acortado el plazo de desarrollo y mejorado la solidez del sistema.

Gestión del cambio: Hubo una resistencia inicial a la aceptación por parte de los usuarios, lo que llevó a un aumento de los esfuerzos de formación y a modificaciones en el diseño del flujo de trabajo. La participación del personal en los procesos de toma de decisiones y en las pruebas de prototipos contribuyó a mejorar los resultados de la experiencia del usuario. Calidad de los datos: Garantizar la calidad de los datos desde el principio resultó crucial, ya que la limpieza de los datos heredados requirió más tiempo del previsto. Hacer hincapié en la evaluación temprana de los datos en la planificación del proyecto y aplicar las reglas de validación durante la migración evitó la propagación de los problemas existentes con los datos.

Recomendaciones técnicas Diseño de escalabilidad: El diseño original de la base de datos necesitaba optimizarse cuando el número de transacciones superó las expectativas. La incorporación temprana de métodos de escalabilidad horizontal y partición de datos podría haber evitado problemas de rendimiento durante las horas punta.

Relaciones con los proveedores: Establecer asociaciones sólidas con los proveedores es fundamental para gestionar los plazos de integración de los operadores. Establecer acuerdos de integración y acuerdos de nivel de servicio (SLA) desde el principio mejora la previsibilidad del proyecto. Estrategia de supervisión: Inicialmente, la supervisión se centró en el rendimiento técnico en lugar de en los KPI empresariales. La introducción de la supervisión de los procesos empresariales y las alertas automatizadas para las desviaciones de los procesos mejoró la visibilidad y permitió una resolución más rápida de los problemas.

Arquitectura del sistema central El sistema utiliza un diseño basado en la nube implementado en plataformas escalables para dar soporte a diversas actividades y requisitos de carga de trabajo fluctuantes:

• API Gateway: se encarga del enrutamiento de solicitudes, la autenticación y la limitación de velocidad

• Capa de base de datos: datos transaccionales almacenados en la base de datos principal, respaldados por réplicas de lectura con fines de generación de informes.
• Optimización del rendimiento: equilibrio de carga y redes de distribución de contenidos (CDN) utilizadas para mejorar la eficiencia del rendimiento.
• Servicio de notificaciones: envía alertas por correo electrónico y mensajes de texto de acuerdo con las reglas de negocio

• Servicio de facturación: gestiona los procedimientos de facturación, así como el procesamiento de pagos y el reconocimiento de ingresos Esta completa transformación digital demuestra cómo las plataformas tecnológicas modernas pueden revolucionar las operaciones tradicionales de transporte de mercancías, aportando mejoras sustanciales en eficiencia, reducción de costes y satisfacción del cliente, al tiempo que mantienen los estándares de fiabilidad y cumplimiento esenciales para las operaciones comerciales globales.