Пример цифровой трансформации в сфере грузоперевозок

Глобальная торговая индустрия ежегодно обрабатывает транзакции на сумму около 4 триллионов долларов, но все еще сильно зависит от устаревших методов и систем. Наше комплексное решение для цифровой трансформации устранило традиционные неэффективности в сфере грузоперевозок благодаря единой платформе, которая объединяет услуги бронирования грузов с возможностями отслеживания в режиме реального времени и автоматизированным созданием документов для логистики цепочки поставок.

Работа по перевозке грузов всегда была связана с ручным трудом и бумажной волокитой, а системы не были хорошо связаны между собой. Это приводило к неэффективности и отсутствию прозрачности во всей цепочке поставок.

Глобальная торговая индустрия ежегодно обрабатывает транзакции на сумму около 4 триллионов долларов, но все еще сильно зависит от устаревших методов и систем. Традиционные практики требуют координации между сторонами, например:

• Грузоотправители
• Перевозчики
• Таможенники
• Менеджеры склада

Документация включает коносаменты, коммерческие счета-фактуры, упаковочные листы, сертификаты происхождения и таможенные декларации, которые часто требуют подписей и ручной обработки.

Старые системы часто работают отдельно друг от друга; например, системы бронирования не связаны с платформами отслеживания, а управление документами зависит от электронной почты и обмена файлами, что может приводить к пробелам в отслеживании отправлений, а значит, к задержкам и ошибкам из-за ручных процессов.

Сектор испытывает все большее давление в плане обновления своей деятельности, поскольку клиенты требуют более прозрачных услуг, аналогичных тем, которые предоставляет Amazon, а также сталкиваются с ростом объемов торговли и изменением таможенных правил.

Основные выявленные недостатки

В сфере грузоперевозок были проблемы с неэффективностью из-за ручных процедур и разрозненности систем, что создавало такие сложности, как:

• Шаги ручной обработки: звонки для бронирования отправки и переписка по электронной почте, а также ручной ввод данных в разные системы
• Задержки с получением предложений: это может занять от 24 до 48 часов, потому что нужно вручную искать и рассчитывать тарифы
• Подготовка документации: Создание документов по шаблонам с ручным вводом данных, что увеличивало время обработки и количество ошибок
• Ограниченная видимость отправлений: клиенты сталкивались с проблемами при получении обновлений о статусе отправлений, так как им приходилось полагаться на уведомления по электронной почте или телефонные звонки
• Реактивное управление проблемами: проблемы с отправками обычно выявлялись только тогда, когда доставки не доходили до места назначения в соответствии с графиком

Ручная подготовка документов приводила к несоответствиям в таможенных декларациях и коммерческой документации, а также к проблемам с контролем версий, когда несколько членов команды одновременно вносили изменения в транспортные документы.

Внедрение единой платформы объединяет услуги бронирования грузоперевозок с возможностями отслеживания в реальном времени и автоматической генерацией документов. Она также интегрирует координацию рабочих процессов для создания комплексной системы.

Основные достигнутые результаты

• На 68% меньше времени на обработку заказов
• 85% снижение ошибок, связанных с документацией
• На 99,2% лучше видно, что происходит с посылками, потому что статус обновляется в реальном времени
• Экономия в 2,3 миллиона долларов благодаря автоматизации процессов и сокращению ручного труда в разных операционных командах

Рост доходов и расширение рынка

Внедрение автоматического создания предложений значительно ускорило рост доходов, сократив время ответа клиентам с 48 часов до 15 минут, что привело к 34% увеличению коэффициента конверсии предложений в заказы.

Введение функций самообслуживания при бронировании дало клиентам круглосуточный доступ, что открыло путь к расширению рынка в разных часовых поясах. Кроме того, использование динамических моделей ценообразования помогло устранить несоответствия в ценовых предложениях и повысить предсказуемость маржи.

Сокращение операционных затрат

Сокращение затрат было достигнуто за счет автоматизации процессов, что снизило потребность в ручном труде на 40%, особенно в отделах бронирования и документации. С уменьшением количества ошибок сократилось количество переделок и задержек на таможне, а также были оптимизированы усилия по разрешению споров с клиентами.

Управление поставщиками стало проще благодаря интеграции платформ, что помогло сократить расходы на лицензии и обслуживание технологий.

Улучшенный клиентский опыт

• На 80 % меньше звонков с вопросами о статусе, потому что можно в реальном времени следить за отправкой
• Автоматические оповещения о проблемах позволяют заранее предупредить клиентов о задержках или неполадках
• Электронная доставка документов повысила безопасность и снизила расходы на курьерскую доставку

Соблюдение требований и управление рисками

Автоматизация правил проверки помогла сократить количество ошибок в таможенной документации на 85%, что привело к снижению риска штрафов и уменьшению задержек в доставке грузов. Централизованные контрольные журналы позволили обеспечить комплексное отслеживание процессов создания и утверждения документов.

Достижения в области масштабируемости

Архитектура платформы отлично справилась с 300-процентным ростом объема транзакций, и для этого не пришлось нанимать больше сотрудников. К этому добавились API-интеграции, которые упростили подключение новых партнеров-перевозчиков и логистических компаний. Поддержка нескольких языков и валют сыграла важную роль в успешном выходе на новые рынки.

Структура микросервисов

Онлайн-платформа по доставке решила использовать микросервисную структуру, чтобы справиться с беспорядком в системе и при этом сохранить эффективную адаптивность. Основные архитектурные концепции:

• Подход к интеграции с приоритетом API
• Процессы, которые зависят от событий
• Модульный дизайн компонентов
• Опыт в сфере грузоперевозок

Вместо того, чтобы заменять существующие системы, платформа стала местом, где объединились старые системы и внешние источники, включая API операторов связи и источники данных, что снизило риски внедрения и улучшило преимущества консолидации данных.

Основные компоненты системы

Автоматизация рабочего процесса — это автоматизация бизнес-процессов, которые нацелены на задачи, основанные на правилах, через разработку смарт-контрактов такие как:

• Создание цитат
• Подтверждение бронирований
• Подготовка документов
• Отправка уведомлений о статусе

Настраиваемые механизмы рабочего процесса позволяют адаптировать систему к различным торговым маршрутам и типам услуг без необходимости изменения кода.

Архитектура потоковой передачи событий позволила быстро отслеживать отправления, объединив данные из EDI-каналов перевозчиков, датчиков IoT и ручных обновлений для обработки информации почти в реальном времени. Благодаря нормализации данных удалось обеспечить единообразную отчетность о статусе в разных системах перевозчиков и форматах данных.

Функции самообслуживания позволили клиентам бронировать отправления и отслеживать их напрямую, без помощи персонала в рутинных задачах. Мобильный макет упростил доступ к информации для складских и транспортных команд в полевых условиях.

Интеграционный уровень

Центральный узел интегрирован с более чем 50 системами операторов связи, а также с таможенными платформами и банковскими API с помощью Enterprise Service Bus (ESB). Он управляет соединениями и обрабатывает различные задачи, такие как EDI-транзакции и генерация документов, через очереди сообщений для обновления статуса.

Система безопасности

Система безопасности использовала OAuth 2.0 и токены JWT для аутентификации пользователей и контроля доступа к API, а контроль доступа на основе ролей (RBAC) обеспечивал эффективное разделение данных между клиентскими организациями. Кроме того, для защиты конфиденциальной финансовой информации как во время передачи, так и при хранении использовалось сквозное шифрование.

Внедрение в три этапа

Внедрение проходило в три этапа, чтобы не мешать работе:

• 1.Этап 1: Основные услуги по бронированию и отслеживанию грузов
• 2.Этап 2: Расширенные функции и возможности управления документами
• 3.Этап 3: Аналитические инструменты, мобильные приложения и расширенная интеграция с партнерами

Перенос и интеграция данных

Во время переноса данных использовали ETL-конвейеры, чтобы эффективно очистить и стандартизировать записи о поставках из старых систем, обеспечив согласованность данных во время параллельных операций с помощью методов синхронизации. Кроме того, благодаря бесшовной интеграции API с бухгалтерскими и CRM-системами удалось сохранить привычные рабочие процессы.

Тестирование и контроль качества

Провели полное тестирование:

• Проверяйте, как работает API, особо обращая внимание на сценарии интеграции
• Полная оценка бизнес-процессов
• Нагрузочное тестирование для пиковых объемов транзакций
• Тестирование безопасности, включая тестирование на проникновение и оценку уязвимостей

Обучение и управление изменениями

Были разработаны специальные обучающие программы для разных ролей, таких как агенты по бронированию, представители службы поддержки и менеджеры по операциям. Практические занятия в тестовой среде позволили получить реальный опыт, не влияя на реальные системы данных.

Производительность базы данных и системы

Мы подправили индексирование базы данных, чтобы ускорить часто используемые операции, такие как запросы тарифов и отслеживание посылок, что улучшило производительность запросов. Внедрение CDN помогло сократить время загрузки для пользователей, а кэширование эффективно уменьшило количество повторных запросов API к системам перевозчиков.

Стратегия управления рисками

Стратегия управления рисками компании включала:

• Подготовьте план на случай, если система выйдет из строя, чтобы можно было справиться с ручными задачами
• Сосредоточьтесь на обеспечении непрерывности бизнеса с целью восстановления в течение четырех часов
• Постепенно вводите новые функции, чтобы можно было быстро отменить, если что-то пойдет не так
• Стратегии защиты от каскадных сбоев во время простоя системы оператора связи

Количественные результаты

Преобразование платформы привело к значительному повышению эффективности, удовлетворенности клиентов и финансовых результатов. Показатели оценивались в течение 18 месяцев до и после внедрения:

Влияние на работу

Преимущества автоматизации: благодаря автоматизации рутинных задач сотрудники сэкономили 320 часов в неделю, которые теперь можно потратить на работу с клиентами и стратегические задачи. Обработка исключений стала более проактивной: теперь 78 % проблем выявляются и решаются до того, как они затронут клиентов.

Финансовые результаты:

• Прямая экономия: 2,3 миллиона долларов в год за счет меньших затрат на персонал и меньшего количества ошибок при обработке
• Рост доходов: на 28% больше благодаря тому, что мы стали лучше привлекать и удерживать клиентов

Удовлетворенность клиентов

Net Promoter Score поднялся с 23 до 67, потому что клиенты отметили улучшение коммуникации, быстрее ответы и меньше бумажной волокиты как ключевые факторы их удовлетворенности. Уровень удержания клиентов вырос на 22% по сравнению с прошлым годом.

Улучшения в соответствии с требованиями

• На 91% меньше штрафов от таможни, потому что документы стали более точными
• Внедрение автоматических процессов проверки
• Время на подготовку аудита сократилось с 3 недель до всего 2 дней благодаря централизованной документации и автоматической отчетности

Проблемы при внедрении

Интеграция Carrier API оказалась сложнее, чем мы думали, из-за разных форматов данных и проблем с надежностью. Если бы мы заранее подумали о том, чтобы использовать адаптеры и автоматические выключатели на этапе проектирования, то могли бы сократить время разработки и сделать систему более надежной.

Управление изменениями: Сначала было сопротивление со стороны пользователей, из-за чего пришлось усилить обучение и изменить дизайн рабочего процесса. Вовлечение персонала в принятие решений и тестирование прототипов помогло улучшить пользовательский опыт.

Качество данных: С самого начала было важно следить за качеством данных, потому что очистка старых данных заняла больше времени, чем думали. Благодаря тому, что в начале проекта уделили внимание оценке данных и следили за правилами проверки во время переноса, удалось избежать проблем с существующими данными.

Технические рекомендации

Масштабируемость дизайна: Оригинальная структура базы данных нуждалась в оптимизации, когда количество транзакций превысило ожидания. Внедрение методов горизонтального масштабирования и разбиения данных на раннем этапе могло бы предотвратить проблемы с производительностью в часы пиковой нагрузки.

Отношения с поставщиками: Важно наладить хорошие отношения с поставщиками, чтобы успевать с интеграцией операторов. Если с самого начала заключить соглашения об интеграции и соглашения об уровне обслуживания (SLA), то будет проще предсказать, как пойдет проект.

Стратегия мониторинга: Сначала мониторинг был сосредоточен на технических показателях, а не на бизнес-KPI. Внедрение мониторинга бизнес-процессов и автоматических оповещений об отклонениях от процесса улучшило видимость и позволило быстрее решать проблемы.

Основная архитектура системы

Система использует облачный дизайн, реализованный на масштабируемых платформах, чтобы поддерживать различные виды деятельности и меняющиеся требования к рабочей нагрузке:

• API Gateway: занимается маршрутизацией запросов, аутентификацией и ограничением скорости
• Уровень базы данных: транзакционные данные хранятся в основной базе данных, а для отчетности есть копии для чтения
• Оптимизация производительности: балансировка нагрузки и сети доставки контента (CDN) используются для повышения эффективности работы
• Служба уведомлений: отправляет оповещения по электронной почте и в виде текстовых сообщений, как вам удобно
• Служба биллинга: занимается выставлением счетов, обработкой платежей и учетом доходов

Эта комплексная цифровая трансформация показывает, как современные технологические платформы могут изменить традиционные операции по перевозке грузов, значительно повышая эффективность, снижая затраты и повышая удовлетворенность клиентов, при этом сохраняя надежность и стандарты соответствия, необходимые для глобальных торговых операций.